【税理士】効率化の課題とおすすめツール

税理士や公認会計士など、士業の業務効率化についてお悩みの方は多いのではないでしょうか。士業は顧客対応やマニュアル作成、資料の改訂作業、経営アドバイスなど業務量が膨大なため、業務効率化や生産性向上を図ることが重要です。効率化ができれば、より多くの顧客を抱え、利益拡大が狙えるでしょう。

こちらでは、士業の抱える業務課題や効率化のポイント、おすすめツールについて解説いたします。

税理士の事務所には「税理士事務所」と「会計事務所」がありますが、呼び方が違うだけで内容はほとんど同じです。ただし、税理士事務所と税理士法人にはいくつかの違いがあります。また、士業は「業務量が多い」「マニュアル作成に時間がかかる」「改訂作業が大変」などの課題を抱えており、実際にご相談も多いです。

これらの課題の解消が業務効率化に直結するともいえるでしょう。

こちらでは、税理士事務所と会計事務所、税理士法人との違い、士業が抱える業務課題などについて解説いたします。

◇組織形態

税理士事務所は個人事業扱いとなります。一方、税理士法人は税理士が2人所属しており、法人扱いになります。

◇支店

税理士事務所は、事務所を2つ以上展開することができません。税理士法人は2つ以上の支店を展開することが可能です。

◇税金

税理士事務所は個人事業なので、所長である税理士個人に所得税が課されます。税理士法人は法人なので、会社に法人税がかかります。

◇代表者不在

代表者が死亡するなど、業務を行えない状態となった場合、税理士事務所は閉鎖しなくてはなりません。税理士法人は別の人が代表者となり、継続して運営することが可能です。

このように、税理士事務所と会計事務所は仕事内容こそ同じですが、税理士事務所と税理士法人になると多数の違いがあります。

◇業務量が多い

税理士は、税金の計算や指導、書類作成や申告、経営アドバイスなどの仕事を行います。1人の税理士で多くの取引先を抱えるため、業務量は非常に多いです。また、既存顧客の対応だけでなく、新規営業も行う必要があります。

取引先の情報収集や資料作成、経営アドバイスのためのプラン練り、融資を受けるためのサポートなど、難易度の高い仕事をこなさなくてはなりません。

◇マニュアル作成に時間がかかる

税理士などの士業は人材育成を目的としてマニュアルを作成しています。マニュアルがあることで、業務を1から教える手間を省けるためです。

しかし、業務量が多いうえに複雑な内容の仕事も多いため、マニュアル作成には膨大な時間がかかります。

また、多大な労力を費やして作成したマニュアルも、紙やドキュメント形式なので、読む側にとって不便なことも少なくありません。

◇ノウハウが共有されない

特定の人に情報が集約されるため、属人化によってノウハウが共有されないことも多いです。ノウハウがうまく共有できていないので、業務担当者によって品質が大きく異なります。

◇改訂作業が大変

マニュアルを作成しますが、法令が改正されると改訂作業を行う必要があります。特に、確定申告に関する法令は頻繁に変更されるので、改訂作業も大変です。

紙ファイルやドキュメントのマニュアル、顧客へ渡す資料など、すべて変更しなければなりません。

税理士などの士業はこのような課題を抱えています。これらの課題を解消することで、業務効率化や生産性向上につながります。

業務効率化を目指すためにチャットツールや会議ツール、顧客管理ツールなどの導入を検討しましょう。ChatWorkやZoom、iSoneなどを導入することで、情報共有がしやすくなり、移動時間などを削減できます。ペーパーレス化も進み、コスト削減にもつながるでしょう。また、顧客に対して適切なアプローチがしやすくなります。

こちらでは、業務効率化のためのポイントやおすすめツールについてご紹介いたします。

◇チャットツールを使う

チャットツールを使えば、メールよりも簡単・スピーディーにコミュニケーションを取ることができます。グループ連携できるので、アイデア出しやファイル共有にも便利です。また、メッセージの検索もできるので、必要な内容をすぐに探し出すことができます。

スマホやタブレットにも対応しているので、外出先からでも使用可能です。

◇会議ツールを使う

Zoomなどの会議ツールを使えば、テレワークを推進できます。コストをかけずに簡単にオンライン上で会議ができ、画質や音声もクリアです。遠方にいる社員と顔を合わせて打ち合わせをしたいときにも役立ちます。

また、取引先との打ち合わせで会議ツールを使えば、移動時間を削減でき、業務効率化を図れるでしょう。

◇顧客情報は一元管理する

顧客管理ツールを使って、顧客情報や営業情報を一元管理すれば、ノウハウの共有や業務の引き継ぎがしやすくなります。

取引先への資料の到着からやり取りをすべて見える化できるため、一貫したアプローチが可能です。業務効率化や生産性向上につながるでしょう。

◇ペーパーレス化する

マニュアル作成を紙で行っていると、時間がかかるうえにコストも発生します。すべてオンライン上で作成・管理をすれば、紙の印刷や保管場所を確保する必要がありません。

また、検索することで必要な情報に対して、スピーディーにアクセスできます。マニュアル作成や改訂作業などを効率化することが可能です。

このような方法で士業の業務効率化を図ることができます。

◇Zoom（ズーム）

ビデオ会議ツールのZoomは、高品質な映像と音声により、ストレスなくビデオ会議やオンライン打ち合わせができるのが魅力です。パソコンやスマホで使えて、1対1はもちろんのこと、複数人が同時に参加することもできます。

取引先との打ち合わせもZoomを使用すれば、移動時間を削減でき、業務効率化につながります。

◇ChatWork（チャットワーク）

ChatWorkは国産のビジネスチャットツールです。メッセージのやり取りに加えて、ファイルの共有やタスク管理、ビデオ通話などもできます。

グループを作成すれば簡単に情報共有ができ、スピーディーにやり取りできるのが魅力です。チャット名やメッセージ検索をすれば、必要な情報をすぐに探し出せます。

◇WebDemo（ウェブデモ）

WebDemoはマニュアルや教材、プレゼン資料などを動画で作成できるツールです。動画に特化していて、使い勝手もいいので初めての場合でも安心です。マニュアルや教材ツールとして活用でき、業務効率化に役立ちます。

◇iSone（イズワン）

iSoneは会計事務所に特化した顧客管理ツールです。会計事務所が抱える課題を知り尽くしたチームが設計したシステムで、すべての進捗管理を把握できます。

外出先からでも簡単にアクセスが可能です。情報共有や引き継ぎが簡単にでき、クレームの原因分析もできます。

◇Eight（エイト）

Eightは名刺管理ツールです。名刺を撮影するだけで、掲載情報が素早くデータ化されます。登録した人の転職や昇進など近況情報が届き、オンラインで名刺交換することも可能です。パソコンやスマホから利用でき、名刺管理の手間を省けます。

このようなツールを活用することで、業務の効率化を図れます。

税理士などの士業は様々な業務課題を抱えていますが、チャットツールや会議ツール、顧客管理ツールなどを導入することで解消できる課題も多いです。課題を解決できれば、業務の効率化ができ、それまで割いていたリソースを既存顧客や新規顧客に向けることができます。顧客満足度の向上や利益拡大につながるため、事務所として大きなメリットが期待できるでしょう。

会計事務所に特化した弊社のツール「iSone」を導入すれば、顧客情報や営業情報が見える化でき、これまで以上に高い生産性を実現することが可能です。無料体験も実施しておりますので、ぜひお試しください。