会計事務所で顧客管理ツールを導入する際のメリットは？おすすめツールもご紹介

会計事務所に顧客管理ツールの導入を検討していて、顧客管理ツールの種類や導入メリットについて詳しく知りたい経営者・担当者の方は多いのではないでしょうか。顧客管理ツールにはクラウド型とオンプレミス型があり、それぞれ特徴が異なります。会計事務所にツールを導入すれば仕事の見える化を実現でき、業務効率化・生産性向上を図ることが可能です。

こちらでは、顧客管理ツールの種類や導入メリット、会計事務所におすすめのツールなどについて解説いたします。

顧客管理ツールは、サービス提供企業のプラットフォームを活用するクラウド型と、サーバーを自前で用意してシステムを構築するオンプレミス型があります。クラウド型は導入コストを抑えられ、オンプレミス型はカスタマイズ性に優れています。これらの顧客管理ツールを会計事務所に導入すれば、顧客情報を一元管理でき、必要な情報に対してスピーディーにアクセスすることが可能です。また、営業の精度を高め、業務の効率化にもつながります。

こちらでは、顧客管理ツールの種類や導入メリットについて見ていきましょう。

◇クラウド型ツールの主な特徴

・サービス提供企業のサーバーを通して利用する

クラウド型の顧客管理ツールは、サービスを提供する企業のプラットフォームを利用するため、自社でサーバーを用意する必要がないことが特徴です。

また、インターネットを通じて必要なアプリをダウンロードして機能を利用します。

・セキュリティ面も安心できる環境

かつてはセキュリティ面に不安のあったクラウド型ですが、安定性に優れたAmazonのAWSの採用や安全性において第三者認証を取得するなど、安心して顧客管理ツールを使える環境が整っています。

◇オンプレミス型ツールの主な特徴

・自社でクラウド環境を整え利用する

オンプレミス型の顧客管理ツールは、自社運用型なのが特徴です。自社に専用サーバーを用意してソフトウェアを購入し、インストールして使用します。運営や管理をすべて自社で行うため、専門知識のある社員が必要です。

・カスタマイズ性に優れている

自社サーバーで運営するオンプレミス型の顧客管理ツールは、自由にカスタマイズができます。自社に必要な情報や使い方に合わせてカスタマイズできるため、ツールの効率化の追求が可能です。

このように、顧客管理ツールは一般的にクラウド型とオンプレミス型に分けられ、クラウド型はサービス提供企業のプラットフォームを活用し、自社で専用サーバーは用意しません。

オンプレミス型はサーバーを用意してソフトウェアのライセンスを購入し、インストールしてツールを使います。

◇顧客情報の見える化ができる

会計事務所に顧客管理ツールを導入することで、顧客情報の見える化ができます。顧客の詳細情報をひと目で確認でき、ワンクリックで表やグラフの作成も可能です。

顧客情報の見える化を図ることで、社員同士で情報共有がしやすくなり、一貫した顧客対応を実現できます。

◇導入コストを抑えられる

クラウド型の顧客管理ツールは、コストを抑えて導入できるのがメリットです。自社で専用サーバーの用意やソフトウェアのライセンス購入が必要ありません。

システムの構築や機材・設備を用意する必要がないため、導入コストを抑えることが可能です。

◇必要な情報にスムーズにアクセスできる

顧客管理ツールを導入すれば、これまで以上に必要な情報にスムーズにアクセスできるようになります。紙ファイルやExcelシートなどで情報をまとめている場合、欲しい情報を見つけるのに時間と手間がかかります。

一方、顧客管理ツールであれば、カテゴリの選択やキーワード検索などで、必要な情報にすぐにアクセス可能です。

◇営業の精度を高められる

顧客管理ツールには顧客のニーズや営業履歴などが事細かに載っています。そのため、顧客の状況に合わせて適切なタイミングでアプローチができ、営業の精度を高めることが可能です。

顧客管理ツールを活用して、見込みの高い顧客だけに絞って営業をすることもできるでしょう。

◇業務の効率化が進む

会計事務所に顧客管理ツールを導入して情報を一元管理することで、業務の効率化を図れます。必要な情報にスピーディーにアクセスでき、「あの情報どこに記録したっけ」「顧客ファイルはどこだ」など、情報を探すのに時間をかけずに済みます。業務の効率化が進めば、他の仕事にその分の時間と人手を割くことが可能です。

このように、会計事務所に顧客管理ツールを導入すれば多くのメリットがあります。

仕事の見える化を実現できれば、社員同士の連携が取りやすくなり、仕事の精度をより高められます。業務の見直しによる重複業務などのムダな仕事をなくすことができ、生産性向上につながるでしょう。

こちらでは、見える化するメリットやおすすめ顧客管理ツールについて解説いたします。

◇連携が取りやすくなる

見える化を図れば、どの社員がどのような業務を行っているか、どの業務をどのように進めているのか、具体的に把握できます。

他の社員の業務内容を把握すれば、「自分が持っているノウハウを活かせるかもしれない」「あの顧客と同じ状況なので、あのアプローチが効果的かもしれない」など、連携やサポートがしやすくなります。事務所内のノウハウを共有でき、仕事の精度をこれまで以上に高めることが可能です。

◇業務の見直しができる

会計事務所内の仕事の見える化ができれば、重複業務を削減するといった業務の見直しができます。不要な仕事をなくして業務のスリム化を図ることで、事務所全体の生産性向上が期待できます。

◇担当者に依存しない体制ができる

仕事の見える化によって、属人化を回避できます。「この顧客情報は〇〇さんしか把握していない」「どんなアプローチをしているかは◇◇さんしか知らない」など、特定の人だけが顧客情報やノウハウを持っていると、属人化が生じてしまいます。

見える化によってすべての情報を共有できれば、属人化を防ぎ、誰が対応しても高い成果が望める体制づくりが可能です。

◇Salesforce（セールスフォース）

株式会社セールスフォース・ドットコムが提供する顧客管理ツールSalesforceは、CRMとSFA（営業支援）として使用でき、幅広い機能を搭載しています。クラウド型ツールのため、オンプレミス型のように自前でサーバーを用意する必要がありません。

ユーザーのビジネス形態に合わせてUIをカスタマイズできるため、使い勝手の良い顧客管理ツールです。

顧客情報に加え、やり取りの記録もできるため、顧客に対して一貫した対応ができます。AIを活用したニーズ予測の機能は、見込み客のニーズを掴むのにも便利です。

◇Kintone（キントーン）

サイボウズ株式会社が提供する顧客管理ツールKintoneは、アプリと呼ばれる業務システムを作成できるのが特徴です。アプリにはデータを蓄積して検索できるデータベース機能やコミュニケーション機能が備わっており、プログラミングの知識がなくてもドラッグ＆ドロップの簡単な操作で作成できます。

プロジェクトごとの情報共有やチームごとのコミュニケーションが図れて、事務所内のパソコンだけでなく、スマホやタブレットからもアクセス可能です。導入コストも安く、専門知識を備えた社員がいなくても安心して利用できます。

◇Zoho（ゾーホー）

顧客管理ツールZohoは、世界25万社で導入されています。わかりやすいUIと豊富な機能が特徴で、低コストで導入できます。豊富な経験を持つ認定パートナーがコンサルティングや開発サポートを行うため、初めての場合でも安心です。

顧客管理にSFAも備え、分析レポートやチームコラボレーションの機能も搭載しています。カスタマイズも可能なため、自分たちの使いやすい顧客管理ツールに仕上げられます。

◇iSone（イズワン）

株式会社AQUARIZEのiSoneは会計事務所特化型の顧客管理ツールです。外出先でも進捗状況を把握でき、クレームの原因なども分析できます。情報を一元化し、課題やタスクを見える化できるので業務効率化につながります。会計事務所に必要な情報・機能を搭載した管理ツールです。

このように、Salesforce・Kintone・Zoho・iSone、いずれも使い勝手がよく人気の高い顧客管理ツールです。

会計事務所に顧客管理ツールを導入すれば、業務効率化や生産性向上が期待できます。しかし、オンプレミス型の顧客管理ツールは、専門知識のある社員が必要で運営や管理に手間がかかります。そのため、まずは導入コストが安く運営・管理の手間もかからないクラウド型がおすすめだといえるでしょう。

弊社の「iSone（イズワン）」は、会計事務所に特化した顧客管理ツールです。すべての進捗管理を把握できるため、効率化や信頼度の向上に役立ちます。会計事務所で顧客管理ツールの導入を検討している方、興味がある方は、まずは無料体験をお試しください。