【会計事務所】グループウェアを導入する前に把握しておくこととは？

会計事務所ではお客様に代わって、税務や会計の業務を行っています。個人や法人などお客様も様々で、会計事務所の取り扱うデータは膨大です。そのため、情報の管理や共有が課題となっている会計事務所も多いのではないでしょうか。これらの課題を解決するためにおすすめしたいのがグループウェアです。

こちらでは、「導入を考えている」「グループウェアについてもっとよく知りたい」という会計事務所の方に、グループウェアを導入する前に把握しておくべきことについてご紹介いたします。

会計事務所ではお客様のあらゆる情報を扱っていて、その情報量は膨大です。これらを管理するため、いくつものツールや異なる連絡手段で情報共有していると、手間がかかりうまくコミュニケーションを取れないこともあるのではないでしょうか。

グループウェアはタスク管理にも適しており、一括で情報を確認することができるので、無駄な作業を省いて効率よく進める手助けをしてくれます。そのため、導入する前にグループウェアのことをよく理解しておくことは重要です。

こちらでは、グループウェアのメリットとデメリットについてご紹介いたします。

◇メリット

グループウェアの機能としてメールやチャット、回覧板、掲示板などがあり、これらを使いわけることによって、社員同士のコミュニケーションが取りやすくなります。

また、公開範囲を絞って情報の共有や管理をすることもできるので、無駄な情報は省き、必要なものにだけすぐに目を通すことができるのも、グループウェアのメリットです。

会計事務所では、お客様の膨大なデータを取り扱うので、紙の資料を広げると必要な情報を確認するまでに時間がかかります。ペーパーレス化によって、資料を用意する時間や紙に印刷するというコストも省けますし、ビデオ会議機能もあるので、ちょっとした打ち合わせであれば、移動する必要もなくなります。

◇デメリット

一方でデメリットとしては、グループウェアを導入するにあたり、初期費用や維持費などがかかることが挙げられます。また、導入しても利用方法を学ぶ時間がなかったり、機能が多すぎて使いこなせなかったり、などの問題が発生することもあるでしょう。

せっかく導入するのであれば、自社に合った本当に必要なツールが揃ったものを選ぶことが大切です。数ある中から最適なグループウェアを選ぶためには、それ相応の時間と労力がかかってしまうこともあります。

グループウェアを導入する際には、これらのメリットとデメリットを理解した上で、自社に本当にあったものを選ぶということが重要なのです。

弊社のグループウェア「iSone」（イズワン）は、会計事務所に特化したシステムです。

業務円滑化のためにもぜひ導入をご検討ください。

◇価格

会計事務所で導入するグループウェアの一般的な料金の相場は、1人あたり600円～800円前後となっています。多機能・高性能であればあるほど料金はかかってしまうため、必要以上の機能は求めず、自社の業務とコストに見合ったグループウェアを選びましょう。

◇機能性と使いやすさ

多機能なものほど魅力的に感じますが、あまりに機能が多すぎて使いこなせないとなると、導入する意味がありません。ITに強い人には使いやすいけれど、苦手な人には全く使いこなせないといった差が出てしまう事態にもなりかねません。

どれだけ高機能なグループウェアであっても、全社員にとって使いやすいものでなければ無駄になってしまうということは覚えておきましょう。

◇クラウド型とオンプレミス型

グループウェアには、クラウド型（企業が提供しているサービスを利用するもの）とオンプレミス型（自社のサーバーにソフトウェアをインストールして管理するもの）があります。

クラウド型は初期費用が抑えられ、PC・スマホからでも利用することができますが、インターネットを介して利用するため、セキュリティ面では少し心配です。

一方、オンプレミス型は初期費用が高くなる傾向にありますが、カスタマイズのしやすさや自社での管理のしやすさ、セキュリティ面での安心感が特徴です。

◇サポート体制

初めてグループウェアを導入する場合、わからないところや問題が発生することがあります。そのため、自社に必要なサポート体制が整っているかどうかという点も確認しておくといいでしょう。

ここまでは、会計事務所におけるグループウェア導入のメリットとデメリットを挙げて説明し、自社に合ったものを選ぶために、押さえておきたいポイントをご紹介いたしました。では、実際にグループウェアを導入する際にはどのようなことに注意したらいいのでしょうか。

こちらでは、実際にグループウェアでできること、失敗しないために把握しておくべきことについて解説いたします。失敗例もご紹介しますので、会計事務所で導入を検討されている方はぜひ参考にしてください。

◇テレワークでもコミュニケーションが円滑に取れるようになる

グループウェアを導入することでコミュニケーションが取りやすくなり、伝え忘れるというミスをなくすことができます。

◇社員の業務進捗状況が把握できる

社員の業務がどこまで進んでいるのか、トラブルは発生していないかなどのタスク管理ができるので、外出が多い方でも出先で情報を確認することが可能です。

◇外出先でもその場で事務処理ができる

お客様からの問い合わせがあった場合には、紙の資料だと探すのに時間がかかってしまうことがあります。しかし、グループウェアで一括管理することで、その場に担当者が不在であってもすぐに進捗状況を確認でき、その場にいる社員や外出中の社員が対応することができるのです。

◇ペーパーレス化

申請手続きがしやすくなるのも、グループウェアの特長の1つです。書類の手続きには複数人のサインが必要なことがあるでしょう。その際、今申請中の書類がどこにあるのかわからないといった問題が起こることもあります。しかし、ペーパーレス化を実現することで、書類の紛失などを防ぐことができるのです。

弊社の「iSone」は、タスク管理やクレームの原因分析もできるのが特徴です。各種管理業務やお客様とのやりとりなどをすべて一括管理できるツールとなっているため、管理業務を円滑にしたい会計事務所様におすすめです。

◇目的

導入目的としては、自社の抱えている課題を改善できるかどうかがもちろん大切です。しかし、導入したからといって、すぐに成果が出るというわけではありません。短いスパンでの成果を望むというよりも、長期で成果を出せるものかどうかを見極めることが重要だといえるでしょう。

◇コスト

つい機能性を重視してしまい、「機能がいいならコストが少しくらいかかっても…」となってしまうのは要注意です。コスト負担が大きくなると長期利用が難しくなってしまうこともあるため、コストもしっかりと確認しておきましょう。

◇機能性

実際に使ってみると、必要ない機能が多くあり、社員に浸透せず、結果的に使わなくなったというケースもあります。これだとコストの無駄になってしまうので、自社の業務や環境にあったものを選ぶ必要があります。利用者が増えるほど、利用料も上がっていくので、その点も注意しましょう。

◇サポート体制

グループウェアを導入したことで、ストレスが増したという失敗例もあります。これまでのメールや電話などとは異なり、チャット形式でのやりとりになるので、返事に追われてしまいプレッシャーに感じるといった声も聞かれます。

そのため、導入前に運用ルールを作っておくといいでしょう。グループウェアを利用することが負担にならないように、管理者を選定したり、連絡を取る時間帯を明確にしたりすることで、ストレスを軽減できます。

また、トラブルがあったときのためのサポート体制も、自社に合ったものを選ぶことが大事なので、忘れずにチェックしておきましょう。

今回は、グループウェアを導入する前の注意点として、自社の課題をしっかりと把握し、メリットやデメリットも理解した上で、比較検討することが大事であることをご紹介いたしました。会計事務所では、会計用ソフトを使ってお客様の税務や会計の代行などを行っていますが、業務の進捗状況を管理するために異なる媒体を使って作業している事務所もまだまだ多いのが現状です。

弊社のグループウェア「iSone」は、会計事務所内のパソコンや外出先でも進捗状況を把握でき、担当者別の管理やお客様別の月次ルーティン業務などを一括で管理できます。会計事務所様で業務の一元化をお考えの際は、ぜひ「iSone」をご検討ください。