会計事務所でテレワークを進めよう！顧客管理（CRM）の必要性と選び方とは？

会計事務所でテレワークを進めるために顧客管理（CRM）システムの導入を検討している経営者・担当者の方は多いのではないでしょうか。CRMシステムを導入すれば、顧客情報の一元管理や仕事の見える化ができ、業務効率化や生産性向上が期待できます。また、属人化を回避して営業精度も高くなります。さらに、社内で連携がしやすくなり、多くのノウハウを蓄積させることが可能です。

こちらでは、テレワークで役立つツールやCRMシステムの選び方などについて解説いたします。

ICT技術を活用して場所や時間にとらわれずに働くテレワークには、在宅勤務やモバイルワークなどの種類があります。テレワークをすれば、移動時間の削減や時間の有効活用が可能です。また、ChatWorkなどのチャットツールやZoomなどの会議ツールを使えば、テレワークの業務効率を高められます。

こちらでは、テレワークの意味や役立つツールについて見ていきましょう。

◇在宅勤務

在宅勤務は自宅を働く場所とするものです。パソコンを使って、居室やリビングで仕事をします。往復の通勤時間を削減できるだけでなく、満員電車に乗る必要がないため、時間を有効に使えますし通勤によるストレスもありません。

◇モバイルワーク

営業や打ち合わせのために電車や飛行機、タクシーなどを使う際、移動中にテレワークを行うことです。また、移動の合間にカフェや喫茶店で仕事をすることも含まれます。

モバイルWi-Fiや交通機関、カフェなどが提供するWi-Fiを使用して仕事を行うため、移動時間を無駄にしません。

◇サテライト勤務

企業のサテライトオフィスを使って仕事をします。自社以外のオフィススペースでテレワークを行い、コワーキングスペースやレンタルオフィスでの仕事も含まれます。インターネット環境が整っているため、自社での働き方と大きくは変わりません。

◇ワーケーション

バケーションを楽しめる地域で仕事をします。出張先でビジネスの前後に行うテレワークも含まれます。

このように、いずれもテレワークですが、働く場所によって呼び方が変わることを把握しておきましょう。

◇チャットツール

チャットツールはパソコンやスマホ、タブレットで使用でき、メールより手軽にメッセージのやり取りができるのが特徴です。代表的なチャットツールは以下のとおりです。

・ChatWork

国産チャットツールのChatWorkは、チャット機能・タスク機能・ファイル共有機能を備えています。メールよりもコミュニケーションが取りやすく、データファイルも素早く送信できます。

また、グループ連携もでき、サポートも手厚いのが特徴です。音声通話やビデオ通話もできます。

・Slack

世界最大手のビジネスチャットツールのSlackでは、グループ連携ができるため、チーム内でのコミュニケーションも円滑に取れます。

また、拡張機能が充実しており、Googleなどの他のサービスとの外部連携がしやすいのが特徴です。音声通話やビデオ通話もできます。

◇会議ツール

会議ツールを使用すれば、コストをかけずにクリアな映像でコミュニケーションが取れます。テレワークで遠くにいる社員ともオンライン上で顔を合わせて、会議や打ち合わせが可能です。

代表的な会議ツールは次のとおりです。

・Zoom

リモートワークが広まったことで一気に広まった会議ツールのZoomは、無料で利用でき、URLをクリックするだけでテレビ会議に参加できます。映像・音声どちらもクリアで、Zoomを活用している企業・会計事務所は多いです。

・Google Meet

Googleが提供する会議ツールです。Googleアカウントがあれば、無料で使用できます。Webブラウザ上で使用でき、GmailやGoogleカレンダーなど、他のGoogleサービスとの相性がいいのが特徴です。

このようなツールを使うことで、テレワークによる業務効率を高められます。

CRMシステムは業務効率化や生産性向上などを目的として多くの会計事務所・企業に導入されています。顧客情報や営業情報を一元管理でき、属人化の回避にも役立ちます。CRMシステムは「種類」や「サポート内容」「コスト」「無料体験」などをポイントに選ぶことで、自社に合ったシステムの導入が可能です。

こちらでは、CRMシステムの必要性と選び方について見ていきましょう。

◇顧客ニーズに合った適切なアプローチが必要なため

顧客によってニーズや状況が異なるため、全顧客に対して同じアプローチをしても営業成果は出ません。CRMによって顧客管理を行えば、ニーズに合わせたアプローチが可能です。

◇属人化を回避するため

企業が継続的に利益拡大していくには、生産性の向上が重要であり、属人化の回避が必須です。属人化は多くの企業が抱える悩みのタネです。

属人化の回避ができれば、特定の社員しか把握していない情報や仕事がなくなるため、どの社員でも同じ水準で仕事に取り組めるようになります。CRMによって属人化を回避できるため、生産性の向上が可能です。

◇業務効率化につながるため

CRMで顧客情報を一元管理して見える化をすれば、重複する作業を削減できます。他の社員の抱える顧客情報や営業情報を把握できるため、ノウハウの共有といった連携が可能です。見える化によって連携できることで、業務の効率化を図れます。

◇ミスやクレームの原因究明のため

対応ミス、クレームなどの情報が記録でき企業全体で把握できます。なぜクレームが発生したのか、どのような対応をすればよかったかなど、原因究明やノウハウの蓄積に役立ちます。

このような理由から、会計事務所など多くの企業でCRMが必要とされているのです。

◇種類（クラウド型・オンプレミス型）

会計事務所のCRMツールは、クラウド型とオンプレミス型の2種類に分けられます。クラウド型はサービス提供元のプラットフォームを利用するもので、社員に専門知識がなくても運営でき、導入コストが安いのが特徴です。

オンプレミス型は自社でサーバーを用意し、ソフトウェアライセンスを購入してシステムを構築します。運営・管理には専門知識のある社員が必要です。自由にカスタマイズできるのが特徴となっています。

導入コストが安いことからもクラウド型を選択する会計事務所・企業は多いです。

◇サポート内容

会計事務所にCRMツールを導入する場合は、サポート内容を確認するようにしましょう。初めて利用するツールであれば、操作に不安があるため、手厚いサポートを受けられるCRMの方が安心です。

迅速に対応してもらえるか、保障は受けられるかなど、事前に確認をすることが大切になってくるでしょう。

◇コスト

CRMツールによってコストが変わります。クラウド型の場合は、1ユーザーあたり月額1,000円～2万円程度が相場です。

オンプレミス型の場合は、5万円を超えることが多いです。初期費用や月額費用、機能追加費用、サポート費用など、すべて確認して見合った金額か判断するようにしましょう。

◇無料体験

CRMの中には、無料体験を実施しているものもあります。いきなり導入するのはリスクがあるため、まずは無料体験で機能や使い勝手を確かめたうえで、会計事務所に導入するか判断するようにしましょう。

会計事務所にCRMシステムを導入すれば、業務効率化や生産性向上ができ、テレワークの推進にも役立ちます。チャットツールや会議ツールを使用すれば、テレワークの環境はさらに良好なものとなるでしょう。

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